Notre politique de confidentialité

Un Chef de la protection des renseignements personnels a été nommé à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Il a pour rôle, notamment, d’assurer la conformité de la présente politique de confidentialité (« Politique ») au sein de notre organisation et la mise en œuvre de nos pratiques et procédures relatives au traitement de vos renseignements personnels. Il est également responsable du traitement de vos demandes relatives à vos renseignements personnels et d’agir comme interlocuteur avec les autorités responsables en matière de renseignements personnels, le cas échéant.

Notre Politique évolue constamment et elle s’appliquera aux différentes interactions que nous pourrons avoir avec vous au cours de notre relation d’affaires, par exemple lorsque vous interagissez avec nous sur notre site Web, lorsque vous nous faites parvenir de nouveaux renseignements personnels via des formulaires Web ou papiers ou par téléphone, lorsque vous déposez des documents sur nos sites de dépôt sécurisés, ou par tout autre moyen. Nous mettons régulièrement à jour notre Politique. Cette dernière est rédigée de manière simple, claire et avec le plus de transparence possible. Nous voulons vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 21 août 2023.

En nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions, conservions et divulguions vos renseignements personnels conformément à la présente Politique telle que modifiée de temps à autre ou de toute autre manière conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Votre consentement sera requis au moment de l’achat d’un produit d’assurance, d’une réclamation, ou à tout autre moment où la collecte de nouveaux renseignements personnels sera nécessaire au cours de notre relation d’affaires avec vous. Sachez que, sous réserve des lois applicables, votre consentement peut être donné de façon explicite, verbalement ou par écrit et, dans certains cas, de façon implicite.

En nous fournissant l’information demandée, incluant, mais sans s’y limiter vos renseignements personnels, vous certifiez que cette information est véridique, exacte et complète en tout point et vous reconnaissez que nous nous fions à cette information pour vous donner des renseignements ou vous faire bénéficier de nos produits ou services.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement nous donnant le droit de recueillir, de conserver, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions prévues par la loi.

Cependant, en cas de retrait de ce consentement, vous comprenez que cela pourrait entraîner des répercussions sur notre relation d’affaires avec vous. Par exemple, nous pourrions être dans l’incapacité de vous fournir une couverture d’assurance, un service d’assistance ou toute autre prestation de services et produits. Dans certains cas, même en cas de retrait de ce consentement, nous pourrons continuer la conservation, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels en raison de nos obligations légales ou contractuelles.

Si vous refusez que nous recueillions certains de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir le produit ou service demandé.

Au moment de recueillir des renseignements personnels, au moyen jugé le plus approprié, nous vous informons quant aux modalités de la cueillette, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et obtenons votre consentement avant ou lors de la cueillette de ces renseignements personnels.

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant en personne, par l’entremise de notre site Web, par la poste, par courriel, par clavardage en ligne ou par téléphone. À titre d’exemple, nous pouvons notamment collecter vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, soumettez une proposition d’assurance, remplissez un de nos formulaires, achetez un de nos produits, utilisez l’un de nos services ou communiquez avec nous.

Directement auprès de vous
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de nos représentants, incluant nos courtiers et nos autres représentants autorisés.

Directement auprès d’une personne liée
Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons recueillir des renseignements auprès d’une tierce personne liée à vous. À titre d’exemple, cette personne peut être notamment un parent, un conjoint ou une autre personne à charge. Nous demandons leur consentement afin de recueillir vos renseignements personnels et ils attestent avoir obtenu votre consentement pour nous fournir vos renseignements personnels. Sachez que, même si nous obtenons vos renseignements personnels auprès d’une personne liée, vous conservez toujours un droit d’accès et de rectification sur vos renseignements personnels.

Auprès d’autres sources
Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons également recueillir ces renseignements personnels auprès d’autres sources, incluant, mais sans s’y limiter, de tout médecin, tout professionnel de la santé, tout hôpital, toute clinique, toute pharmacie ou tout autre établissement médical ou connexe, toute compagnie d’assurance, le gouvernement ou les autorités de réglementation, ou autre organisme, établissement ou personne ayant des dossiers ou des renseignements sur vous ou votre santé. Dans tous les cas, nous nous engageons à obtenir votre consentement préalablement à la collecte de vos renseignements personnels, que ceux-ci soient collectés par nous directement ou par l’entremise d’une tierce partie (sauf dans la mesure où la collecte auprès d’un tiers est autorisée par la loi).

Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels qui nous sont nécessaires pour vous servir nos services et produits d’assurance, respecter nos obligations et toutes autres fins déterminées avant la collecte. Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet, tels que :

En fonction des différentes interactions que nous pourrions avoir avec vous et sous réserve des utilisations permises par la loi, les renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui sont recueillis auprès d’un tiers peuvent être utilisés aux diverses fins suivantes :

1. Vérifier votre identité
   
   
2. Évaluer votre admissibilité aux produits et services demandés
   • Établir la pertinence de nos produits et services en fonction de vos besoins et préférences ;
   • Étudier vos propositions et demandes de soumission d'assurance ;
   • Déterminer les exclusions particulières ;
   • Déterminer la prime d’assurance ;
   • Évaluer le risque d’assurance ;
   
   
3. Administrer vos produits et services
   • Offrir les produits et services d'assurance ou tout autre service que nous croyons susceptibles de répondre à vos besoins ;
   • Traiter une transaction d’achat de service ou de produit ;
   • Traiter et payer vos demandes de réclamation et de règlement ;
   • Administrer votre police d’assurance ;
   • Fournir nos services d’assistance médicale et d’assistance voyage ;
   • Transmettre des offres promotionnelles et rabais spéciaux personnalisés ;
   • Communiquer avec vous ;
   • Répondre à une demande que vous nous avez adressée ;
   • Traiter les plaintes ;
   • Mettre à jour vos renseignements personnels dans vos dossiers ;
   
   
4. À des fins administratives internes
   • Évaluer le rendement de nos produits et services ;
   • Améliorer nos produits et services ;
   • Assurer la qualité de nos produits et services ;
   • Élaborer des pratiques et procédures de vérification interne ;
   • Assurer une bonne gestion des risques ;
   
   
5. Autres utilisations
   • Répondre aux demandes, aux mandats et aux ordonnances des organismes pouvant nous contraindre à divulguer vos renseignements personnels ;
   • En cas de brèches de sécurité et de fraude, prévenir, déceler rapidement, procéder à des enquêtes et informer les autorités compétentes, le cas échéant ;
   • Nous aider à se conformer à nos obligations contractuelles, règlementaires et légales ; et
   • Toute autre utilisation prévue par la loi. Par exemple, la loi permet l’utilisation de vos renseignements personnels à d’autres fins, telles que :
     • Lorsque nous les avons anonymisées ;
     • Lorsque nous obtenons le consentement exprès de la personne concernée ;
     • Son utilisation est à des fins compatibles ;
     • Son utilisation est manifestement à l’avantage de la personne concernée ; ou
     • Son utilisation est nécessaire à d’autres fins prévues par la loi.
   
   

Nous limitons les renseignements que nous fournissons aux personnes autorisées aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

Aux fins énumérées plus haut, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains tiers à qui il est nécessaire de les communiquer aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis incluant, aux personnes suivantes :

1. Au sein de notre organisation
   Au sein de notre organisation, l’accès à vos renseignements personnels est limité à nos employés, nos dirigeants, nos administrateurs, nos mandataires, nos consultants, nos agents et nos représentants autorisés qui ont besoin d’accéder dans l’exercice de leurs fonctions.
   
   
2. À nos différentes filiales
   
   
3. À des partenaires et fournisseurs
   • Compagnie d’Assurance-vie Croix Bleue du Canada, faisant affaires sous le nom Croix Bleue Vie ;
   • Medavie inc. (faisant affaires sous le nom Croix Bleue Medavie) qui exerce certaines fonctions administratives de nos produits assurances santé ;
   • D’autres organisations canadiennes de Croix Bleue ;
   • Nos réassureurs ;
   • Votre médecin ou tout autre fournisseur de soins de santé spécialisés ;
   • Les institutions financières et autres parties avec lesquelles nous traitons des transactions financières en lien avec vos produits et services ; et
   • D’autres tiers partenaires et fournisseurs de services afin qu’ils puissent fournir des services en notre nom en lien avec l’administration de nos produits
     
     
   Dans les contrats conclus avec ces partenaires et fournisseurs de services, nous prévoyons des modalités relatives à la protection et au traitement de vos renseignements personnels. Nous leur exigeons notamment de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels, d’utiliser ces renseignements personnels qu’aux fins de l’exécution du contrat, de procéder à la destruction des renseignements personnels à l’issu du contrat, de notifier notre Chef de la protection des renseignements personnels toute violation et toute tentative de violation des obligations de confidentialité ainsi que d’autoriser les vérifications relatives à leurs obligations de confidentialité par notre Chef de la protection des renseignements personnels.
   
   
4. Aux entités auxquelles vous avez consenti à ce qu’elles nous transmettent vos renseignements personnels
   
   
5. Aux autres entités autorisées en vertu d’une loi ou d’une réglementation
   
   
6. Aux autorités, tribunaux et d’autres organismes d’application de la loi
   Nous devrons parfois communiquer certains de vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, comme dans le cas d’un mandat de perquisition, d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une assignation à témoigner. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de devoir communiquer vos renseignements personnels à des autorités réglementaires comme l’Autorité des marchés financiers (« AMF »).

Encadrement des membres de notre personnel
La protection de la confidentialité des renseignements personnels de nos clients est importante pour nous. Les membres de notre personnel accordent une grande importance à nos politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels. Nous nous engageons en tout temps à appliquer notre Politique de manière à respecter les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre de bonnes pratiques de l’industrie pour protéger les renseignements personnels que nous détenons et assurer un contrôle contre la perte, le vol et l’accès non autorisé à ces renseignements personnels, leur divulgation, leur reproduction, leur utilisation ou toute modification. Pour ce faire, nous avons aussi mis en œuvre des procédures, des pratiques et des normes raisonnables, appropriées et concordantes avec les exigences légales et réglementaires, incluant celles établies par l’AMF.

Votre relation d’affaires avec nous pourrait vous amener à échanger des renseignements confidentiels avec nous par courriel. Cependant, vous comprenez que nous ne pouvons garantir la sécurité de tous les renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel. Sachez que vous le faites donc à vos propres risques. De plus, lorsque vous communiquez avec nous par courriel, vous nous autorisez à communiquer avec vous par courriel. Afin d’assurer votre sécurité et la protection de vos renseignements personnels lors d’un échange de renseignements personnels par courriel, vous pouvez utiliser un logiciel de chiffrement ou un mot de passe.

Par ailleurs, nous avons également mis à votre disposition un site de dépôt de documents sécurisé disponible à l’adresse suivante: au Québec https://qc.croixbleue.ca/depot ou en Ontario: http://on.bluecross.ca/depot. Nous vous recommandons d’utiliser ce site pour tout échange de renseignements personnels avec nous.

De manière générale, nous visons à conserver vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle nous avons obtenu vos renseignements personnels. Vous devez toutefois comprendre que pour nous permettre de nous gouverner à titre d’assureur selon les bonnes pratiques de l’industrie, notamment pour la détection de la fraude ou pour l’évaluation des risques assurantiels, ou encore pour nous permettre de nous conformer à des exigences légales ou réglementaires, il est possible que nous soyons dans l’obligation de conserver vos renseignements personnels pour des périodes plus longues. À cet effet, nous avons établi un calendrier de rétention des données qui est disponible à l’ensemble de nos employés. Ce calendrier de rétention permet d’aider notre équipe à mieux gérer vos renseignements personnels et assurer leur conservation conformément à la législation et la réglementation qui nous aient applicable.

À la fin de leur durée de conservation telle que prévue par notre calendrier de rétention des données, vos renseignements personnels sont détruits et/ou anonymisés de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables, aux bonnes pratiques de l’industrie et à nos pratiques de sécurité adoptées de temps à autre. Pour plus de clarté, l’ « anonymisation » signifie que vos renseignements personnels ne peuvent plus permettre, de façon irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.

Vos renseignements personnels sont hébergés et traités dans nos serveurs et des serveurs appartenant à nos tiers fournisseurs. Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, conformément aux lois en vigueur en matière de renseignements personnels et à la présente Politique.

De plus, vous comprenez que tous les documents papiers comportant vos renseignements personnels que nous recevons sont présents dans nos structures informatiques. En effet, à des fins de sécurité et puisque nous sommes soucieux des enjeux environnementaux, nous favorisons désormais une culture sans papier. Conséquemment, nous procédons à la numérisation de ces documents papiers depuis plusieurs années et nous encourageons nos clients à utiliser nos formulaires électroniques et autres moyens de communications numériques pour réduire l’utilisation du papier.

Notez également que vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés et communiqués à l’extérieur de votre province de résidence et/ou du Canada. En effet, à titre d’exemple, vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés sur des solutions infonuagiques, lesquelles peuvent nécessiter le transfert de données à l’extérieur de votre province de résidence ou même du Canada. Ainsi, en nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels hors de votre province de résidence, notamment dans des pays autres que le Canada. Si vos données sont transférées hors du Canada, les autorités gouvernementales locales pourraient y avoir accès, en conformité avec les lois applicables du pays en question.

À la réception d’une demande écrite de votre part, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels afin de vérifier leur exactitude ou leur exhaustivité et, au besoin, vous pourrez demander que vos renseignements personnels soient mis à jour et/ou corrigés. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès.

Vous pouvez demander une copie de vos renseignements personnels qui sont en notre possession. Un montant raisonnable peut toutefois être exigé afin de couvrir les frais de transcription, reproduction et de manutention. Vous serez informé des coûts avant la reproduction des documents.

Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leurs collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez faire une demande de rectification par écrit. Nous y apporterons les modifications appropriées nécessaires. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez rectifier.

Vous pouvez faire une demande par écrit de supprimer des renseignements personnels vous concernant si ceux-ci sont périmés ou non justifiés par l’objet du dossier. Au-delà de ces droits, nous pouvons refuser toute demande de suppression de vos renseignements personnels. Notamment, nous pouvons refuser une demande de suppression de vos renseignements personnels si la conservation de vos renseignements personnels est requise dans le cadre de nos activités d’assureur, est nécessaire à des fins de conformité avec une loi, un règlement ou avec une entente contractuelle, ou encore à toutes autres fins justifiant une telle conservation de vos renseignements personnels.

Si vous êtes d’avis que la loi n’a pas été respectée quant au traitement de vos renseignements personnels, vous avez également le droit de formuler une plainte par écrit auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels.

Vos demandes et plaintes sont très importantes pour nous. Des processus ont été mis en place afin que vos demandes soient traitées dans les 30 jours suivant leur réception. Sachez que, dans certaines circonstances permises par la loi applicable, la période de 30 jours peut être prolongée.

Pour toute information additionnelle concernant le traitement de vos renseignements personnels ou pour soumettre une demande ou une plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez consulter les sections pertinentes de la présente Politique (vous pouvez utiliser la table des matières au début de la Politique pour vous aider à cibler plus rapidement les sections pertinentes) ou nous écrire à :

Chef de la protection des renseignements personnels
Croix Bleue du Québec et Croix Bleue de l’Ontario
Association d’Hospitalisation Canassurance et ses filiales
1981, avenue McGill College, bureau 105
Montréal (Québec) H3A 0H6

Ou par courriel à :
Québec: [email protected]
Ontario: [email protected]