Trousse en ligne des administrateurs de régimes collectifs

Nous avons mis à jour le Portail des administrateurs de régimes collectifs afin d’améliorer les fonctionnalités et de simplifier l’expérience des utilisateurs. Vos commentaires jouent un rôle important dans l’élaboration des mises à jour et des améliorations apportées à l’expérience des utilisateurs.

D’autres améliorations seront apportées, mais voici quelques-unes de celles qui l’ont déjà été :

• Nouvelle apparence
• Navigation simple et conviviale
• Rapports améliorés
• Plus de mises à jour en temps réel
• Fonctions de recherche améliorées
• Paramètres de sécurité renforcés
• Nouvelle facture unique

Pour les administrateurs de régimes qui possèdent un identifiant, la meilleure façon d’ouvrir une session sur notre site sécurisé est de se rendre à l’adresse cbmedavie.ca en utilisant Explorer, Firefox ou Chrome.

Une fois la session ouverte, vous pourrez rapidement gérer les garanties, accéder aux formulaires, consulter des publications et bien plus encore!

Ajouter un employé

Ajouter un employé se fait en quelques clics.

• Dans le menu « Adhésion », sélectionnez « Ajouter un adhérent ». Vous devrez alors remplir le formulaire en sélectionnant le groupe, la police, la division, la catégorie d’adhérents et le régime dans lesquels devrait se trouver l’employé, puis y ajouter ses informations.
• Si vous avez déjà commencé le processus d’adhésion, mais ne l’avez pas terminé, vous pouvez reprendre où vous étiez, dans la section « Sommaire de la transaction ».
• Lorsque vous avez terminé d’entrer vos informations, cliquez sur « Sauvegarder et fermer ». De cette façon, vous pourrez continuer d’ajouter l’adhérent plus tard. Cliquez sur « Suivant » si vous avez terminé d’ajouter l’adhérent.
• Si un employé déjà dans le système a un nom et une date de naissance similaires, les informations de cet adhérent s’afficheront avec le message suivant : « Les adhérents trouvés suivants correspondent presque aux données que vous avez entrées ». Ce message permet de s’assurer qu’un adhérent n’est pas ajouté deux fois dans le système. Pour continuer d’ajouter le nouvel adhérent, cliquez sur « Suivant ».
• L’écran « Ajouter un membre de la famille » s’affichera, suivi de l’écran « Sélectionner des garanties », ainsi que les écrans pour inscrire le salaire, l’emploi, les bénéficiaires et la coordination des prestations. Ces informations sont indiquées sur le formulaire d’adhésion de l’employé.
• Une fois toutes les informations sur le nouvel adhérent entrées, le message suivant s’affichera : « Veuillez noter que les montants de couverture pourraient être ajustés au cours du processus d’adhésion si le montant demandé dépasse les maximums inscrits au régime. »
• À cette étape, vérifiez le sommaire de l’adhérent et apportez les corrections nécessaires. Si vous êtes satisfait du contenu, cliquez sur « Soumettre », puis sur « Fin » dans l’écran Ajouter un adhérent – Adhésion en cours.

Mettre à jour les renseignements sur l’employé

Pour mettre à jour les renseignements personnels d’un employé, tels que son nom ou son adresse, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » à côté de la section appropriée. Un écran contenant des zones de saisie s’affichera.

Il est important de noter que certains champs, tels que « Date d’emploi permanent », ne peuvent pas être modifiés à partir de ce site pour l’instant. Si vous devez modifier l’une de ces sections et vous vous trouvez au Canada atlantique ou en Ontario, vous pouvez communiquer avec le service de l’Administration au 1-888-564-2155. Si vous vous trouvez au Québec, vous pouvez appeler le service de l’Administration, au 1-800-456-6595 (option 3).

Mettre à jour les renseignements sur les membres de la famille

Pour mettre à jour les renseignements sur les membres de la famille d’un employé (p. ex., modifier l’état civil), cliquez sur le bouton « Mettre à jour » qui se trouve à côté de « Autres membres de famille ».

Cliquez sur le nom du membre de la famille, puis la section « Mettre à jour un membre de la famille » s’affichera.

Pour ajouter une nouvelle personne à charge, cliquez sur « Ajouter une personne à charge ».

Mettre à jour le statut d’étudiant

Lorsqu’un enfant à charge atteint l’âge maximal d’un mineur dans les 60 prochains jours, une case intitulée « Changer pour le statut d’étudiant » s’affiche.

Si l’enfant à charge a atteint l’âge maximal pour être considéré comme mineur dans les 30 jours précédents (et que sa couverture a donc pris fin) et qu’il a fréquenté un établissement d’études postsecondaires pendant cette période, vous pouvez changer le type de relation pour étudiant dans la section « Mettre à jour un membre de la famille ».

Toutes les autres demandes de remise en vigueur d’une personne à charge peuvent être envoyées à Croix Bleue Medavie aux fins de traitement.

• Pour le Québec, les mises à jour doivent être envoyées à : [email protected]
• Pour toutes les autres provinces, les mises à jour doivent être envoyées à : [email protected]

Pour trouver un employé qui a déjà des garanties, cliquez sur Mettre à jour/consulter l’adhérent dans le menu Adhésion. À partir de l’écran Recherche d’un adhérent, vous pouvez rechercher un employé par son nom de famille ou son numéro de certificat.

• Pour voir les employés inactifs, cochez Afficher tout. Vous pouvez consulter les employés actifs en recherchant la police.
• Pour consulter le sommaire de l’employé, cliquez sur son numéro d’identification.
• Si la fonction est disponible, les boutons Mettre à jour s’afficheront à côté des sections appropriées. Pour modifier l’information dans ces sections, cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Étapes à suivre lors de la résiliation de la couverture d’un adhérent

Lors de la résiliation de la couverture d’un adhérent dans le Portail des administrateurs de régimes collectifs*

1. Vérifiez que les coordonnées actuelles de l’adhérent sont complètes et à jour (adresse du domicile, numéro de téléphone et courriel);
2. Entrez la date de résiliation;
3. Précisez la raison de la résiliation dans l’espace prévu à cet effet.

Fournir à l’adhérent la bonne fiche sur la transformation du régime d’assurance collectif selon son emplacement :

• Provinces de l’Atlantique (avisez l’adhérent qu’il doit communiquer avec Croix Bleue Medavie dans les 60 jours suivant la perte de son régime collectif pour éviter une interruption de sa couverture et les délais d’admission)
• Autres provinces (avisez l’adhérent qu’il doit communiquer avec Croix Bleue Medavie dans les 30 jours suivant la perte de son régime collectif pour éviter une interruption de sa couverture et les délais d’admission)

*Important : Vérifiez que tous les renseignements entrés dans le Portail des administrateurs de régimes collectifs sont exacts et à jour avant de résilier la couverture de l’adhérent.

L’équipe de Croix Bleue Medavie s’efforce d’offrir une expérience conviviale sur son portail. Nous apportons des améliorations à notre nouvelle technologie qui entraînent certaines limitations temporaires des fonctionnalités du portail, notamment :

Limitations temporaires sur le Portail des administrateurs de régimes collectifs

• Impossibilité d’ajouter des membres de la famille pour les adhérents qui reçoivent des prestations d’invalidité
• Ajout ou modification d’un bénéficiaire subsidiaire

Les tâches ci-dessus peuvent être effectuées en communiquant avec les administrateurs de police MAAX à l’adresse [email protected]

Mises à jour du processus

• Si la protection d’un adhérent a été résiliée, elle peut être remise en vigueur sur le Portail, à condition que le retour au travail survienne dans les six mois suivant la résiliation.
  • Les adhérents dont la protection a été résiliée et qui ont seulement des garanties de soins de santé et de soins dentaires peuvent être mis à jour s’ils reviennent au travail dans les 12 prochains mois.
• La protection des adhérents qui sont en congé autorisé, qui ont été mis à pied ou qui sont en congé de maternité ou paternité peut être remise en vigueur sur le Portail.
• Les demandes de cartes d’identification peuvent être trouvées dans le sommaire de transaction.
• Les cartes d’identification sont envoyées à tous les nouveaux employés. Les demandes futures sont faites aux administrateurs de régime.