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SAR trousse en ligne

Trousse en ligne des administrateurs de régimes collectifs

La trousse en ligne à l’intention des administrateurs de régime offre du soutien pour l’ouverture de session, les changements administratifs et les factures. Pour obtenir plus de détails, consultez les liens ci-dessous.

Quoi de neuf?

Ouvrir une session

Vous pouvez accéder à la page de connexion ici.

  • De nouveaux noms d’utilisateur seront attribués aux nouveaux adhérents et tous les noms d’utilisateurs actuels demeurent les mêmes.
  • Vous devrez ensuite entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe temporaire. Ils vous ont été envoyés par courriel à partir de l’adresse donotreply@medavie.croixbleue.ca. Une fois connecté, changez votre mot de passe pour un mot de passe dont vous vous souviendrez facilement. Une confirmation s’affichera pour confirmer le changement de mot de passe.
  • Après avoir accepté les modalités, un message s’affichera pour vous demander de définir vos questions de sécurité, qui vous permettront de réinitialiser votre mot de passe à l’avenir.
  • Si vous oubliez votre mot de passe, entrez votre nom d’utilisateur et cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un message s’affichera et vous demandera de répondre aux questions de sécurité que vous aviez définies lors de votre première connexion.

Tutoriel en ligne

Utilisez   ce tutoriel en ligne pour en apprendre davantage sur le site Web des administrateurs de régimes collectifs.  


Site Web des administrateurs de régimes 

Site Web des administrateurs de régimes

Nous avons mis à jour le site Web des administrateurs de régimes collectifs afin d’améliorer les fonctionnalités et de simplifier l’expérience des utilisateurs. Vos commentaires jouent un rôle important dans l’élaboration des mises à jour et des améliorations apportées à l’expérience des utilisateurs. 

D’autres améliorations seront apportées, mais voici quelques-unes de celles qui l’ont déjà été : 

  • Nouvelle apparence
  • Navigation simple et conviviale
  • Rapports améliorés
  • Plus de mises à jour en temps réel 
  • Fonctions de recherche améliorées
  • Paramètres de sécurité renforcés
  • Nouvelle facture unique 

Pour les administrateurs de régimes qui possèdent un identifiant, la meilleure façon d’ouvrir une session sur notre site sécurisé est de se rendre à l’adresse www.cbmedavie.ca en utilisant Explorer, Firefox ou Chrome.

Une fois la session ouverte, vous pourrez rapidement gérer les garanties, accéder aux formulaires, consulter des publications et bien plus encore!

Rappels administratifs pour le transfert des clients

Alors que nos équipes s’affairent à transférer nos clients vers notre technologie améliorée, nous avons besoin de votre aide et vous demandons qu’aucun changement ne soit apporté aux adhérents dans le système trois semaines avant la date de conversion. Tous les changements entrés dans le système pendant cette période ne seront pas traités pendant la nuit et il y aura donc des retards dans les renseignements qui apparaîtront dans les systèmes et sur les factures de Croix Bleue Medavie. Par conséquent, veuillez attendre la date de la conversion avant de faire les changements. À partir de cette date, les changements se feront en temps réel par l’entremise du nouvel accès au portail. Afin d’éviter des retards de traitement, veuillez-vous assurer que tous les formulaires d’adhésion ou de modification sont dûment remplis avant de les soumettre à Croix Bleue Medavie. Une fois sur le nouveau site Web des administrateurs de régimes, n’oubliez pas d’informer votre représentant Croix Bleue Medavie si vous effectuez un changement applicable deux mois avant la date de conversion. 

Il n’y a pas d’incidence sur les cartes d’identification. Tous les services continueront de fonctionner comme à l’habitude avec leurs cartes de l’ancienne et de la nouvelle division

Traitement des demandes de règlement

Le transfert de clients vers la nouvelle plateforme est toujours prévu la fin de semaine afin de limiter l’incidence sur les activités quotidiennes. Il est possible qu’il y ait du retard dans le traitement des demandes de règlement de certains clients soumis un dimanche où un transfert est effectué, puisque les demandes de règlement seront traitées le jour suivant. Les fournisseurs de service sont avisés de ces retards. 

Changements aux critères d’admissibilité

Dans de rares cas, certains ajustements apportés aux polices pourraient mener à la production d’une nouvelle carte d’identification. Si un adhérent reçoit une nouvelle carte, il doit mettre à jour les renseignements de son profil auprès des fournisseurs qui utilisent le paiement direct, notamment les pharmacies, les dentistes et les autres professionnels de la santé. Il devra peut-être aussi s’inscrire de nouveau à certains des services offerts en ligne. N’oubliez pas que les adhérents ont accès à leur carte d’identification numérique par l’entremise de notre application mobile. 

Si votre police comprend des garanties Vie des personnes à charge, vous remarquerez peut-être que certaines personnes à charge ont été entrées dans le système sous un autre nom et une autre date de naissance. Cette situation n’aura aucune incidence sur le remboursement des futures demandes de règlement et peut être corrigée en tout temps. Le Guide de l’utilisateur du site Web des administrateurs de régimes indique comment modifier ces renseignements.

Si vous avez des questions à propos des changements aux critères d’admissibilité, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse suivante : 

Pour les résidents du Québec : Administration@medavie.bluecross.ca
Pour les résidents de toutes les autres provinces : MAAX.Policy.Administrators@medavie.croixbleue.ca

Administration de la facturation

Nous avons conçu une facture unique qui présente maintenant des renseignements détaillés dans un format facile à lire et qui regroupe toutes les garanties dans le même document, par centre de coût. De plus, les garanties comme le programme d’aide aux employés et leur famille enÉquilibreMC, le service Deuxième opinionMC et Ma Bonne SantéMC apparaissent désormais sur la facture. Nous avons modifié notre processus de facturation afin de calculer les montants de couverture en fonction des véritables dates d’effet et de cessation de chaque adhérent. Toutes les données des adhérents sont contenues dans un fichier Excel se trouvant sur le site Web des administrateurs de régime. 

Services d’adhésion

Ajouter un employé


Ajouter un employé se fait en quelques clics. 

  • Dans le menu « Adhésion », sélectionnez « Ajouter un adhérent ». Vous devrez alors remplir le formulaire en sélectionnant le groupe, la police, la division, la catégorie d’adhérents et le régime dans lesquels devrait se trouver l’employé, puis y ajouter ses informations.
  • Si vous avez déjà commencé le processus d’adhésion, mais ne l’avez pas terminé, vous pouvez reprendre où vous étiez, dans la section « Sommaire de la transaction ».
  • Lorsque vous avez terminé d’entrer vos informations, cliquez sur « Sauvegarder et fermer ». De cette façon, vous pourrez continuer d’ajouter l’adhérent plus tard. Cliquez sur « Suivant » si vous avez terminé d’ajouter l’adhérent.
  • Si un employé déjà dans le système a un nom et une date de naissance similaires, les informations de cet adhérent s’afficheront avec le message suivant : « Les adhérents trouvés suivants correspondent presque aux données que vous avez entrées ». Ce message permet de s’assurer qu’un adhérent n’est pas ajouté deux fois dans le système. Pour continuer d’ajouter le nouvel adhérent, cliquez sur « Suivant ». 
  • L’écran « Ajouter un membre de la famille » s’affichera, suivi de l’écran « Sélectionner des garanties », ainsi que les écrans pour inscrire le salaire, l’emploi, les bénéficiaires et la coordination des prestations. Ces informations sont indiquées sur le formulaire d’adhésion de l’employé.
  • Une fois toutes les informations sur le nouvel adhérent entrées, le message suivant s’affichera : « Veuillez noter que les montants de couverture pourraient être ajustés au cours du processus d’adhésion si le montant demandé dépasse les maximums inscrits au régime. »
  • À cette étape, vérifiez le sommaire de l’adhérent et apportez les corrections nécessaires. Si vous êtes satisfait du contenu, cliquez sur « Soumettre ». 


Mettre à jour l’information sur l’employé

Pour mettre à jour l’information sur la famille d’un employé, telle que le nom ou l’adresse, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » à côté de la section appropriée. Un écran contenant des zones de saisie s’affichera.

Il est important de savoir que certains champs, tels que « Date de naissance » et « Date d’emploi permanent », ne peuvent pas être modifiés à partir de ce site pour l’instant. Si vous devez modifier l’une de ces sections, au Canada atlantique ou en Ontario, vous pouvez communiquer avec un représentant du Service à la clientèle de Croix Bleue Medavie. Si vous vous trouvez au Québec, vous pouvez appeler le Service de l’administration, au 1-800-456-6595 (option 2)

Trouver un employé qui a déjà des garanties

Pour trouver un employé qui a déjà des garanties, cliquez sur « Mettre à jour/consulter l’adhérent » dans le menu « Adhésion ». À partir de l’écran « Recherche d’un adhérent », vous pouvez rechercher un employé par son nom de famille ou son numéro de certificat.

Pour voir les employés inactifs, cochez « Afficher tout ». Vous pouvez consulter les employés actifs en recherchant le groupe et la police.

Pour consulter le sommaire de l’employé, cliquez sur son numéro d’identification.
Si la fonction est disponible, les boutons « Mettre à jour » s’afficheront à côté des sections appropriées. Pour modifier l’information dans ces sections, cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».

Effectuer des mises à jour et des limitations temporaires sur le site Web des administrateurs de régimes collectifs

Notre équipe à Croix Bleue Medavie se consacre à offrir une expérience conviviale sur notre site Web des fournisseurs. Nous apportons des améliorations à notre nouvelle technologie et pendant ce temps, certaines fonctionnalités du site Web comportent des restrictions temporaires. Ces restrictions comprennent notamment les suivantes : 

Limitations temporaires sur le site Web des administrateurs de régimes collectifs

  • Les personnes à charge ne peuvent être ajoutées à une couverture existante en tant qu’étudiants au moyen du site Web.
  • Les adhérents qui reçoivent des prestations d’invalidité ne peuvent pas ajouter des membres de leur famille à leur couverture.
  • La coordination des prestations ne peut pas être mise à jour et aucune recherche ne peut être effectuée à ce sujet.

Les tâches ci-dessus peuvent être effectuées en communiquant avec les administrateurs de police MAAX à l’adresse administration@medavie.croixbleue.ca



Mises à jour du processus

  • Si la protection d’un adhérent a été résiliée, elle peut être remise en vigueur sur le site Web, à condition que le retour au travail survienne dans les six mois suivant la résiliation. 


    • Les adhérents dont la protection a été résiliée et qui ont seulement des garanties de soins de santé et de soins dentaires peuvent être mis à jour s’ils reviennent au travail dans les 12 prochains mois.
  • La protection des adhérents qui sont en congé autorisé, qui ont été mis à pied ou qui sont en congé de maternité ou paternité peut être remise en vigueur sur le site Web.
  • Les demandes de cartes d’identification peuvent être trouvées dans le sommaire de transaction.
  • Les cartes d’identification sont envoyées à tous les nouveaux employés. Les demandes futures sont faites aux administrateurs de régime.
  • Pour voir la liste complète des changements de salaire, enlevez la date de la colonne du salaire.
  • Croix Bleue Medavie n’enverra plus de lettre pour aviser un adhérent du changement de statut d’une personne à charge dépassant l’âge limite. Une demande est accessible dans la section Adhésion du site Web des administrateurs de régimes collectifs.

Factures électroniques et facture

Votre nouvelle facture

Nous avons conçu une facture unique améliorée qui présente des renseignements détaillés faciles à lire et regroupe toutes les garanties dans le même document. Il est possible que le nombre de factures que vous recevez diminue en raison de cette nouvelle structure. En outre, un seul paiement (ou prélèvement mensuel automatique) est exigé pour l’ensemble des garanties énumérées sur la nouvelle facture, y compris les produits spécialisés. Prenez note que toutes les factures sont envoyées par voie électronique; pour de plus amples renseignements, consultez la section Factures électroniques de la trousse.
De plus, nous avons introduit une fonctionnalité permettant la consultation des renseignements sur votre facture par l’entremise d’un rapport. Cette nouvelle fonctionnalité se trouve dans l’onglet Factures et comprend les caractéristiques suivantes : 

  • Format convivial favorisant une expérience client optimale; capacité de filtrer les données et d’effectuer un sous-total.
  • Le format PDF de la facture redirige automatiquement l’utilisateur aux pages du sommaire (les pages détaillées en format PDF demeureront disponibles sur demande)
  • Nouvelles descriptions des codes de rajustement.
  • Les données seront encore accessibles en format CSV

La facture sera disponible sous son nouveau format lors de l’émission de votre prochaine facture. Si vous avez des questions au sujet de votre nouveau rapport de facturation, veuillez communiquer avec votre représentant Croix Bleue Medavie.

Produits spécialisés

Les produits spécialisés apparaîtront maintenant sur votre facture unique. Si vous avez actuellement un de nos produits de mieux-être, comme notre programme d’aide aux employés et leur famille enÉquilibreMD ou les services Deuxième opinionMC, ils s’afficheront dans la partie principale de la facture, avec les taux qui s’appliquent. Comme toujours, lorsqu’un employé est embauché, il peut immédiatement profiter du programme d’aide aux employés et leur famille enÉquilibreMD. Cette garantie sera facturée dès la date d’embauche et ne sera plus facturée séparément. Ma Bonne santéMD est un service à valeur ajoutée offert à tous les adhérents qui sera désormais inscrit sur chaque facture que vous recevrez.

Par contre, aucun taux ne sera indiqué sauf si une trousse de rapports a été achetée, auquel cas vous verrez un taux annuel. Votre conseiller en assurance collective peut vous en dire davantage sur ces trousses de rapports à valeur ajoutée, et vous pouvez aussi visiter Ma Bonne santéMD pour obtenir plus de détails.

Calcul de prime

Nous avons également amélioré notre processus de facturation afin de calculer les montants de couverture en fonction des dates réelles d’effet et de cessation des garanties de chaque adhérent, ce qui signifie que nous n’avons plus besoin de reporter une date d’effet au premier jour du mois ou au mois suivant. Si vous voulez ajouter les contributions de l’employeur et des employés à votre facture, veuillez communiquer avec votre représentant Croix Bleue Medavie.

Transaction bancaire en ligne

Si vous utilisez actuellement des transactions bancaires en ligne, ou si vous prévoyez le faire, vous devez vous inscrire de nouveau au moyen du numéro de compte figurant sur votre relevé des versements. Veuillez consulter notre Guide sur les factures pour en savoir plus sur le nouveau document et les ajustements. 

Consulter les factures électroniques
  1. Pour consulter une facture électronique, cliquez sur « Factures électroniques » sur l’écran de bienvenue.
  2. À l’écran de recherche de documents, les factures les plus récentes s’afficheront automatiquement, en formats CSV et PDF, sous « Résultats ».

Dans le menu déroulant, les options suivantes s’affichent pour la consultation des factures électroniques :

Tout : Toutes les factures et tous les fichiers de données.

Facture : Format PDF (détails sur les versements et la facture).

Nouveau en 2018 : Le rapport des factures contiendra tous les détails sur l’adhérent, les descriptions et les détails sur les ajustements.

Données : Format CSV (fichier de données en format Excel).

Remarque : Factures papier : Sommaire uniquement.

Consulter des périodes de facturation précises

Vous pouvez consulter les périodes de facturation suivantes :

Nombre de mois :
  Les plus récentes jusqu’à douze mois.
  Toutes les factures disponibles.

Période de couverture :
  Vous devez remplir les champs Du et À.

Consulter des polices ou des divisions précises

Pour consulter des factures électroniques pour des polices ou des divisions précises, sélectionnez l’une ou plusieurs des options dans le menu déroulant « Police – Division/Nom ». Pour obtenir la liste complète des factures électroniques, sélectionnez « Choisir tout ».

Dans les résultats de recherche de documents, cliquez sur le lien vers le PDF ou le fichier CSV pour consulter, imprimer ou sauvegarder la facture électronique.

  • Votre représentant Croix Bleue Medavie peut répondre à toutes vos questions concernant les factures et les changements apportés au processus. Veuillez communiquer avec un représentant aux numéros suivants : 

Québec : 1 800-465-6595

Toutes les autres provinces : 1 888 564-2155

Politique de perception de Croix Bleue Medavie

  1. Groupes entièrement assurés :
    • Si le paiement des primes n’est pas reçu à temps, Croix Bleue Medavie communiquera avec vous et suivra le processus suivant
    • Le client reçoit une lettre l’avisant que son compte est en souffrance depuis 20 jours et que toutes les demandes de règlement seront suspendues si le paiement n’est pas reçu dans les 45 jours suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. C’est la seule lettre que le client recevra avant que ses demandes de règlement soient suspendues.
    • Une deuxième lettre est envoyée au client, pour non-paiement, et pour l’aviser que toutes ses demandes de règlement ont été suspendues depuis le 45e jour suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. Cette lettre est envoyée le jour même du début de la suspension.
    • Une troisième lettre est envoyée au client pour l’aviser de la résiliation de son assurance pour cause de non-paiement. Une facture finale et une lettre de cessation seront envoyées au client. La lettre de cessation est envoyée au client lorsque son compte est en souffrance depuis 60 jours.
  2. Groupes – Services administratifs seulement :
  • Si le paiement des primes n’est pas reçu à temps, Croix Bleue Medavie communiquera avec vous et suivra le processus suivant:
  • Le client reçoit une lettre l’avisant que son compte est en souffrance depuis 30 jours et que toutes les demandes de règlement seront suspendues si le paiement n’est pas reçu dans les 60 jours suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. C’est la seule lettre que le client recevra avant que ses demandes de règlement soient suspendues. 
  • Une deuxième lettre est envoyée au client, pour non-paiement, et pour l’aviser que toutes ses demandes de règlement ont été suspendues depuis le 60e jour suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. Cette lettre est envoyée le jour même du début de la suspension.
  • Une troisième lettre est envoyée au client pour l’aviser de la résiliation de son assurance pour cause de non-paiement. Une facture finale et une lettre de cessation seront envoyées au client. La lettre de cessation est envoyée au client lorsque son compte est en souffrance depuis 75 jours.
  • Communiquez avec votre représentant Croix Bleue Medavie pour en savoir plus.

Services aux adhérents

La plus récente version de l’application Medavie Mobile permet aux adhérents de :

  • Soumettre une demande de règlement en prenant simplement une photo et consulter l’historique de leurs demandes.
  • Vérifier les détails de leurs garanties, notamment pour savoir si un médicament est couvert.
  • Trouver un professionnel de la santé approuvé dans leur région 
  • Utiliser et partager une carte d’identification mobile

Cliquez ici pour en savoir plus sur électroPaie, les demandes de règlement électroniques et le dépôt direct. En outre, le papier a été éliminé du processus de dépôt direct. Des renseignements supplémentaires sont fournis dans notre Centre de l'adhérent

Ressources



Besoin d'aide?

Communiquez avec Croix Bleue Medavie au numéro affiché ci-dessous et nous serons heureux de vous aider.

Québec : 1 800 456-6595 (option 2)

Toutes les autres provinces : 1 888 564-2155