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Trousse en ligne des administrateurs de régimes collectifs

La trousse en ligne à l’intention des administrateurs de régime offre du soutien pour l’ouverture de session, les changements administratifs et les factures. Pour obtenir plus de détails, consultez les liens ci-dessous.

Ouvrir une session

Vous pouvez accéder à la page de connexion ici.

De nouveaux noms d’utilisateur seront attribués aux nouveaux administrateurs de régimes.

Vous devrez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe temporaire. Ils vous ont été envoyés par courriel à partir de l’adresse [email protected]. Une fois connecté, changez votre mot de passe pour un mot de passe dont vous vous souviendrez facilement. Une confirmation s’affichera pour confirmer le changement de mot de passe.

Après avoir accepté les modalités, un message s’affichera pour vous demander de définir vos questions de sécurité, qui vous permettront de réinitialiser votre mot de passe à l’avenir.

Si vous oubliez votre mot de passe, entrez votre nom d’utilisateur et cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un message s’affichera et vous demandera de répondre aux questions de sécurité que vous aviez définies lors de votre première connexion.

Portail des administrateurs de régimes collectifs

Nous avons mis à jour le Portail des administrateurs de régimes collectifs afin d’améliorer les fonctionnalités et de simplifier l’expérience des utilisateurs. Vos commentaires jouent un rôle important dans l’élaboration des mises à jour et des améliorations apportées à l’expérience des utilisateurs.

D’autres améliorations seront apportées, mais voici quelques-unes de celles qui l’ont déjà été :

  • Nouvelle apparence
  • Navigation simple et conviviale
  • Rapports améliorés
  • Plus de mises à jour en temps réel
  • Fonctions de recherche améliorées
  • Paramètres de sécurité renforcés
  • Nouvelle facture unique

Pour les administrateurs de régimes qui possèdent un identifiant, la meilleure façon d’ouvrir une session sur notre site sécurisé est de se rendre à l’adresse cbmedavie.ca en utilisant Explorer, Firefox ou Chrome.

Une fois la session ouverte, vous pourrez rapidement gérer les garanties, accéder aux formulaires, consulter des publications et bien plus encore!

Ajouter un employé

Ajouter un employé se fait en quelques clics.

  • Dans le menu « Adhésion », sélectionnez « Ajouter un adhérent ». Vous devrez alors remplir le formulaire en sélectionnant le groupe, la police, la division, la catégorie d’adhérents et le régime dans lesquels devrait se trouver l’employé, puis y ajouter ses informations.
  • Si vous avez déjà commencé le processus d’adhésion, mais ne l’avez pas terminé, vous pouvez reprendre où vous étiez, dans la section « Sommaire de la transaction ».
  • Lorsque vous avez terminé d’entrer vos informations, cliquez sur « Sauvegarder et fermer ». De cette façon, vous pourrez continuer d’ajouter l’adhérent plus tard. Cliquez sur « Suivant » si vous avez terminé d’ajouter l’adhérent.
  • Si un employé déjà dans le système a un nom et une date de naissance similaires, les informations de cet adhérent s’afficheront avec le message suivant : « Les adhérents trouvés suivants correspondent presque aux données que vous avez entrées ». Ce message permet de s’assurer qu’un adhérent n’est pas ajouté deux fois dans le système. Pour continuer d’ajouter le nouvel adhérent, cliquez sur « Suivant ».
  • L’écran « Ajouter un membre de la famille » s’affichera, suivi de l’écran « Sélectionner des garanties », ainsi que les écrans pour inscrire le salaire, l’emploi, les bénéficiaires et la coordination des prestations. Ces informations sont indiquées sur le formulaire d’adhésion de l’employé.
  • Une fois toutes les informations sur le nouvel adhérent entrées, le message suivant s’affichera : « Veuillez noter que les montants de couverture pourraient être ajustés au cours du processus d’adhésion si le montant demandé dépasse les maximums inscrits au régime. »
  • À cette étape, vérifiez le sommaire de l’adhérent et apportez les corrections nécessaires. Si vous êtes satisfait du contenu, cliquez sur « Soumettre », puis sur « Fin » dans l’écran Ajouter un adhérent – Adhésion en cours.

Mettre à jour les renseignements sur l’employé

Pour mettre à jour les renseignements personnels d’un employé, tels que son nom ou son adresse, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » à côté de la section appropriée. Un écran contenant des zones de saisie s’affichera.

Il est important de noter que certains champs, tels que « Date d’emploi permanent », ne peuvent pas être modifiés à partir de ce site pour l’instant. Si vous devez modifier l’une de ces sections et vous vous trouvez au Canada atlantique ou en Ontario, vous pouvez communiquer avec le service de l’Administration au 1-888-564-2155. Si vous vous trouvez au Québec, vous pouvez appeler le service de l’Administration, au 1-800-456-6595 (option 3).

Mettre à jour les renseignements sur les membres de la famille

Pour mettre à jour les renseignements sur les membres de la famille d’un employé (p. ex., modifier l’état civil), cliquez sur le bouton « Mettre à jour » qui se trouve à côté de « Autres membres de famille ».

Cliquez sur le nom du membre de la famille, puis la section « Mettre à jour un membre de la famille » s’affichera.

Pour ajouter une nouvelle personne à charge, cliquez sur « Ajouter une personne à charge ».

Mettre à jour le statut d’étudiant

Lorsqu’un enfant à charge atteint l’âge maximal d’un mineur dans les 60 prochains jours, une case intitulée « Changer pour le statut d’étudiant » s’affiche.

Si l’enfant à charge a atteint l’âge maximal pour être considéré comme mineur dans les 30 jours précédents (et que sa couverture a donc pris fin) et qu’il a fréquenté un établissement d’études postsecondaires pendant cette période, vous pouvez changer le type de relation pour étudiant dans la section « Mettre à jour un membre de la famille ».

Toutes les autres demandes de remise en vigueur d’une personne à charge peuvent être envoyées à Croix Bleue Medavie aux fins de traitement.

  • Pour le Québec, les mises à jour doivent être envoyées à : [email protected]
  • Pour toutes les autres provinces, les mises à jour doivent être envoyées à : [email protected]

Pour trouver un employé qui a déjà des garanties, cliquez sur Mettre à jour/consulter l’adhérent dans le menu Adhésion. À partir de l’écran Recherche d’un adhérent, vous pouvez rechercher un employé par son nom de famille ou son numéro de certificat.

  • Pour voir les employés inactifs, cochez Afficher tout. Vous pouvez consulter les employés actifs en recherchant la police.
  • Pour consulter le sommaire de l’employé, cliquez sur son numéro d’identification.
  • Si la fonction est disponible, les boutons Mettre à jour s’afficheront à côté des sections appropriées. Pour modifier l’information dans ces sections, cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Étapes à suivre lors de la résiliation de la couverture d’un adhérent

Lors de la résiliation de la couverture d’un adhérent dans le Portail des administrateurs de régimes collectifs*

  1. Vérifiez que les coordonnées actuelles de l’adhérent sont complètes et à jour (adresse du domicile, numéro de téléphone et courriel);
  2. Entrez la date de résiliation;
  3. Précisez la raison de la résiliation dans l’espace prévu à cet effet.

Fournir à l’adhérent la bonne fiche sur la transformation du régime d’assurance collectif selon son emplacement :

  • Provinces de l’Atlantique (avisez l’adhérent qu’il doit communiquer avec Croix Bleue Medavie dans les 60 jours suivant la perte de son régime collectif pour éviter une interruption de sa couverture et les délais d’admission)
  • Autres provinces (avisez l’adhérent qu’il doit communiquer avec Croix Bleue Medavie dans les 30 jours suivant la perte de son régime collectif pour éviter une interruption de sa couverture et les délais d’admission)

*Important : Vérifiez que tous les renseignements entrés dans le Portail des administrateurs de régimes collectifs sont exacts et à jour avant de résilier la couverture de l’adhérent.

L’équipe de Croix Bleue Medavie s’efforce d’offrir une expérience conviviale sur son portail. Nous apportons des améliorations à notre nouvelle technologie qui entraînent certaines limitations temporaires des fonctionnalités du portail, notamment :

Limitations temporaires sur le Portail des administrateurs de régimes collectifs

  • Impossibilité d’ajouter des membres de la famille pour les adhérents qui reçoivent des prestations d’invalidité
  • Ajout ou modification d’un bénéficiaire subsidiaire

Les tâches ci-dessus peuvent être effectuées en communiquant avec les administrateurs de police MAAX à l’adresse [email protected]


Mises à jour du processus

  • Si la protection d’un adhérent a été résiliée, elle peut être remise en vigueur sur le Portail, à condition que le retour au travail survienne dans les six mois suivant la résiliation.
    • Les adhérents dont la protection a été résiliée et qui ont seulement des garanties de soins de santé et de soins dentaires peuvent être mis à jour s’ils reviennent au travail dans les 12 prochains mois.
  • La protection des adhérents qui sont en congé autorisé, qui ont été mis à pied ou qui sont en congé de maternité ou paternité peut être remise en vigueur sur le Portail.
  • Les demandes de cartes d’identification peuvent être trouvées dans le sommaire de transaction.
  • Les cartes d’identification sont envoyées à tous les nouveaux employés. Les demandes futures sont faites aux administrateurs de régime.

Factures électroniques et facture

Nous avons conçu une facture unique améliorée qui présente des renseignements détaillés faciles à lire et regroupe toutes les garanties dans le même document. Il est possible que le nombre de factures que vous recevez diminue en raison de cette nouvelle structure. En outre, un seul paiement (ou prélèvement mensuel automatique) est exigé pour l’ensemble des garanties énumérées sur la nouvelle facture, y compris les produits spécialisés. Prenez note que toutes les factures sont envoyées par voie électronique; pour de plus amples renseignements, consultez la section Factures électroniques de la trousse.
De plus, nous avons introduit une fonctionnalité permettant la consultation des renseignements sur votre facture par l’entremise d’un rapport. Cette nouvelle fonctionnalité se trouve dans l’onglet Factures et comprend les caractéristiques suivantes :

  • Format convivial favorisant une expérience client optimale; capacité de filtrer les données et d’effectuer un sous-total.
  • Le format PDF de la facture redirige automatiquement l’utilisateur aux pages du sommaire (les pages détaillées en format PDF demeureront disponibles sur demande)
  • Nouvelles descriptions des codes de rajustement.
  • Les données seront encore accessibles en format CSV

La facture sera disponible sous son nouveau format lors de l’émission de votre prochaine facture. Si vous avez des questions au sujet de votre nouveau rapport de facturation, veuillez communiquer avec votre représentant Croix Bleue Medavie.

Les produits spécialisés apparaîtront sur votre facture unique. Si vous détenez actuellement un de nos produits de mieux-être, comme notre programme d’aide aux employés et leur famille enÉquilibreMD ou le service Deuxième opinionMC, ils figureront dans la partie principale de votre facture, accompagnés des taux qui s’appliquent.

Ma Bonne santéMD est un service à valeur ajoutée offert à tous les adhérents qui figurera désormais sur chaque facture que vous recevrez. Aucun taux ne sera indiqué sauf si une trousse de rapports a été achetée, auquel cas vous verrez un taux annuel. Votre conseiller aux Ventes peut vous en dire davantage sur ces trousses de rapports à valeur ajoutée, et vous pouvez aussi visiter Ma Bonne santéMDpour obtenir plus de renseignements.

Notre processus de facturation amélioré permet de calculer les montants de couverture en fonction des dates réelles d’effet et de cessation des garanties de chaque adhérent, ce qui signifie que nous ne reportons pas une date d’effet au premier jour du mois ou au mois suivant. Si vous voulez ajouter les contributions de l’employeur et des employés à votre facture, veuillez communiquer avec votre représentant de Croix Bleue Medavie.

Si vous utilisez actuellement des transactions bancaires en ligne, ou si vous prévoyez le faire, vous devez vous inscrire de nouveau au moyen du numéro de compte figurant sur votre relevé des versements. Veuillez consulter notre Guide sur les factures pour en savoir plus sur le nouveau document et les ajustements.

  1. Pour consulter une facture électronique, cliquez sur « Factures électroniques » sur l’écran de bienvenue.
  2. À l’écran de recherche de documents, les factures les plus récentes s’afficheront automatiquement, en formats CSV et PDF, sous « Résultats ».

Dans le menu déroulant, les options suivantes s’affichent pour la consultation des factures électroniques :

Tout : Toutes les factures et tous les fichiers de données.

Facture : Format PDF (détails sur les versements et la facture).

Le rapport des factures contiendra tous les détails sur l’adhérent, les descriptions et les détails sur les ajustements.

Données : Format CSV (fichier de données en format Excel).

Remarque : Factures papier : Sommaire uniquement.

Vous pouvez consulter les périodes de facturation suivantes :

Nombre de mois :
Les plus récentes jusqu’à douze mois.
Toutes les factures disponibles.

Période de couverture :
Vous devez remplir les champs Du et À.

1. Groupes entièrement assurés :

Si le paiement des primes n’est pas reçu à temps, Croix Bleue Medavie communiquera avec le client en suivant le processus ci-dessous :

  • Le client reçoit une lettre de rappel l’avisant que son compte est en souffrance depuis 20 jours et demandant qu’un paiement soit effectué.
  • Lorsque le compte est en souffrance depuis 45 jours, une deuxième lettre est envoyée pour aviser le client que toutes les demandes de règlement seront suspendues si le paiement n’est pas reçu dans les 60 jours suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. Aucune autre communication ne sera envoyée avant que les demandes de règlement ne soient suspendues.
  • Une troisième lettre est envoyée au client la journée où les demandes de règlement sont suspendues pour cause de non-paiement des primes afin de l’aviser que toutes les demandes de règlement ont été suspendues depuis le 60e jour suivant la date d’échéance de la facture.
  • Une quatrième lettre est envoyée pour aviser le client de la résiliation de son assurance pour cause de non-paiement des primes. Une facture finale et une lettre de cessation seront envoyées. La lettre de cessation est envoyée au client lorsque son compte est en souffrance depuis 75 jours.

2. Groupes – Services administratifs seulement :

Si le paiement des primes n’est pas reçu à temps, Croix Bleue Medavie communiquera avec le client en suivant le processus ci-dessous :

  • Le client reçoit une lettre de rappel l’avisant que son compte est en souffrance depuis 30 jours et demandant qu’un paiement soit effectué.
  • Lorsque le compte est en souffrance depuis 60 jours, une deuxième lettre est envoyée pour aviser le client que toutes les demandes de règlement seront suspendues si le paiement n’est pas reçu dans les 75 jours suivant la date d’échéance indiquée sur sa facture. Aucune autre communication ne sera envoyée avant que les demandes de règlement ne soient suspendues.
  • Une troisième lettre est envoyée au client la journée où les demandes de règlement sont suspendues pour cause de non-paiement afin de l’aviser que toutes les demandes de règlement ont été suspendues depuis le 75e jour suivant la date d’échéance de la facture.
  • Une quatrième lettre est envoyée pour aviser le client de la résiliation de son assurance pour cause de non-paiement. Une facture finale et une lettre de cessation seront envoyées. La lettre de cessation est envoyée au client lorsque son compte est en souffrance depuis 90 jours.

Communiquez avec votre représentant de Croix Bleue Medavie pour en savoir plus.

Services aux adhérents

La plus récente version de l’application Medavie Mobile permet aux adhérents de :

  • Soumettre une demande de règlement en prenant simplement une photo et consulter l’historique de leurs demandes.
  • Vérifier les détails de leurs garanties, notamment pour savoir si un médicament est couvert.
  • Trouver un professionnel de la santé approuvé dans leur région
  • Utiliser et partager une carte d’identification mobile

Cliquez ici pour en savoir plus sur électroPaie, les demandes de règlement électroniques et le dépôt direct. De plus, nos relevés d’explication du remboursement sont maintenant produits sans papier. Des renseignements supplémentaires sont fournis dans notre Centre de l'adhérent.

Ressources



Prêt à commencer?

Visionnez la vidéo suivante pour découvrir comment gérer le régime de vos employés à un seul endroit en quelques minutes.

Les journées sont trop courtes?

(Une jeune travailleuse est installée à son bureau de travail devant son ordinateur. Elle se prend la tête à deux mains en serrant les dents. Le téléphone sonne et elle recouvre ses oreilles de ses mains. D’épaisses piles de dossiers à traiter s’accumulent autour d’elle. Elle regarde ses courriels sur son téléphone portable.)

(Elle consulte son téléphone alors qu’elle reçoit de nombreuses notifications de messages non lus.)

(Les aiguilles d’une horloge murale parcourent le cadran à toute vitesse.)

Nous avons une solution.

Gérez le régime de vos employés à un seul endroit en quelques minutes.

Portail des administrateurs de régimes collectifs.

  • Consultez et modifiez les renseignements des adhérents :
    • Ajout ou retrait d’un adhérent.
    • Changement d’adresse (déménagement).
    • Changement de nom (mariage).
    • Passage au statut étudiant.
    • Date de naissance (pour les demandes de règlement de médicaments).
  • Demandez une carte.
  • Consultez la facturation d’un groupe.
  • Accédez aux brochures et contrats.

Réglez tout au même endroit :

Portail des administrateurs de régimes collectifs.

Pas de casse-tête; votre demande est appliquée le jour même.

Votre liste de tâches vient de raccourcir!

Nous sommes là pour vous aider!

(Le bureau de la femme est maintenant rangé. Casque d’écoute aux oreilles, sourire aux lèvres, la jeune travailleuse discute avec un conseiller en ligne.)

Une administration plus facile en un seul clic.

cbmedavie.ca/trousse-admin

(Sous un ciel ensoleillé, la jeune travailleuse fait du yoga, adoptant la posture de l’arbre.)

Croix Bleue Medavie.

En un seul clic

cbmedavie.ca/trousse-admin

Besoin d'aide?

Communiquez avec Croix Bleue Medavie au numéro affiché ci-dessous et nous serons heureux de vous aider.

Québec : 1-800-456-6595 (option 3)
Toutes les autres provinces : 1-888-564-2155